《ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范》(DA/T 104-2024)解读与应用 - 企业数据资产规范化管理新桥梁
随着《中华人民共和国档案法》的修订和数字经济的深化，企业核心业务系统生成的数据如何转化为具有长期保存价值和法律凭证效力的国家档案资源，已成为一个紧迫的战略与合规课题。在这一背景下，国家档案局发布的《ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范》（DA/T 104-2024，以下简称《规范》）于2024年正式实施，为企业构建了一条将庞杂的业务数据转化为规范化、可信赖数据资产的权威路径。这不再仅仅是一项档案技术标准，而是一座连接企业动态运营与国家静态档案管理的战略性桥梁，标志着企业数据治理进入了一个兼顾业务效率与法定归档要求的新阶段。
《规范》的核心立意，在于系统性地解决ERP环境下电子文件“如何形成、何时归档、怎样管理”的全生命周期问题。传统上，ERP系统作为业务操作平台，其设计首要目标是支持实时交易与流程高效，对数据的长期保存、格式独立性、元数据完整性及法律凭证性考虑不足。而档案管理则侧重于信息的长期保真、有序组织和可靠利用，两者在目标、方法和周期上存在天然差异。《规范》的出台，正是为了弥合这一鸿沟，它要求并指导企业在ERP系统的规划、设计、实施乃至日常操作中，就预先植入档案管理的思维与技术要求。这意味着，企业需要将档案管理的控制点前移至业务数据的形成端，确保在业务发生的同时，符合归档要求的电子文件及其元数据便被同步捕获或生成，实现 “业务即归档” 的理念，从而在源头上保障档案的真实、完整、可用与安全。
从具体内容解读，《规范》为企业勾勒出了一套清晰、可操作的管理与技术框架。其要点主要体现在三个层面：一是管理流程的规范化，明确了从电子文件生成、办理、归档、保存到利用的全过程职责、流程与要求，强调了归档环节的不可或缺性，并要求建立与ERP业务流程相融合的归档程序。二是归档范围的业务化界定，没有采取简单的“一刀切”，而是引导企业基于ERP系统中的核心业务模块（如财务、采购、销售、生产、人力资源等）来分析和确定具有保存价值的电子文件范围，如重要的审批单、凭证、合同、报告等，使得归档工作紧密贴合企业核心价值活动。三是技术要求的系统性，对ERP系统提出了具体的功能要求，如应支持归档电子文件的结构化、标准化封装，应能捕获并绑定足以说明业务背景、关联关系和操作痕迹的元数据，应具备向档案管理系统进行安全、稳定、自动的数据传输接口能力，并确保归档信息的长期可读性与不可篡改性。这些要求推动ERP系统从一个纯粹的业务引擎，演进为同时具备合规归档输出能力的可信数据源。
将《规范》应用于企业实践，其深远价值在于为企业构建了一个 “从业务数据到合规资产，再到战略资源” 的晋升通道。在合规层面，它直接回应了法律法规对电子会计凭证、电子合同、电子人事档案等单套制归档管理的强制性要求，帮助企业系统性规避法律与审计风险。在运营层面，规范化的归档促进了ERP系统内数据的质量提升与结构优化，归档过程本身就是一次高质量的数据治理，有助于提升企业整体的数据驱动决策能力。在战略层面，规范管理的电子档案构成了企业宝贵的、经过合法认证的数据资产，它们不仅是历史记录，更是未来进行数据分析、知识挖掘、业务追溯和数字化转型的可靠基石。例如，规范归档的历年采购与质量数据，可成为优化供应链和产品设计的分析宝库；完整的人事档案数据可为组织发展与人才战略提供长期洞察。
因此，DA/T 104-2024的发布与实施，为企业带来的远不止一份额外的合规清单。它是一份行动蓝图，指引企业重新审视和规划其ERP系统在数据全生命周期中的角色。成功地将《规范》融入企业架构，意味着企业在享受ERP带来的运营效率之外，更建立起一套与国家档案管理体系接轨、能持续积累和增值核心数据资产的长效机制。这座新桥梁的建设，将帮助企业在数字经济时代，不仅“跑得快”，更能“行得稳、记得住、用得活”，真正实现业务运营与知识传承、短期效率与长期价值的统一。
