在企业运行中，采购管理与库存管理，在供应链体系中占有及其重要的位置。在ERP系统中，采购申请、采购订单、库存的数量和装通、在途库存等信息，直接影响企业的生产、安装与销售计划。相应的，生产与销售计划，又将直接拉动采购计划及后续采购与库存业务的执行。因此，在ERP系统中，物料管理与生产、销售管理是休戚相关的，三者相辅相成，形成一个信息实时交互的供应链管理系统。
在系统的物料管理模块，可以控制采购物料从请购到收货、检验、入库的详细流程。当货物接收时，系统会对相关的采购订单自动检查所接收物料的正确性、控制数量的超收，操作人员可再次核对订单号、供应商、交货日期的正确性等信息，减少操作错误。
在采购价格管理方面，可以通过询、报价和比价功能对采购价格进行控制，有效控制采购成本、使企业取得最佳的效益。采购信息记录功能，可以帮助企业在采执行过程中实现采、管分离，避免采购价格方面的购买风险。
对供应商的评估和对采购部门的绩效评估，可以协助采购部门改进采购环节中尚待完善的地方，同时采购和应付账款、收货和成本核算部门之间建立信息关联，是企业某一业务环节的信息能在其它所有有关的环节中反映出来。通过建立和维护采购订单方式，来实现采购合同跟踪、安排供应商交货和评价采购活动绩效等需求目标。从而，提高采购活动的效率、降低采购成本。
在ERP中可以为每一个商品建立相应的主数据，商品主数据包含了商品在整个业务运作过程中涉及的各方面的重要的信息和控制参数，例如在商品主数据中包含了基本信息、采购、销售、配送中心以及其它相关的信息，基本信息包括了商品名称、商品的特性、商品有效期间、商品的价格、商品的计量单位以及其他的基本信息。商品条目的信息都存储在系统中，当用户在进行业务操作时，这些涉及到的相关信息将被调出。如果这些主数据根据需要经常进行维护并保持一致时，那么对于用户来说，处理业务操作所用去的时间将大大的缩短。
采购必然会涉及到供应商，所以在ERP中，用户可以在供应商主记录中存储与供应商相关的所有信息。供应商数据是一种多层的数据结构，可以在通用层、采购数据层、银行数据层、供应商区域层等来维护供应商的各种功能数据。例如，我们可以定义不同供应商有不同的付款方式，在需要的时候可以变更付款方式。还可以对供应商的付款进行止付、冻结、解冻等的操作。
接着是库存管理控制，库存控制系统必须具有高度的集成性和即时性，这样才能保证系统内数据和实际数据的精确吻合。利用系统库存管理控制可以对库存管理数据进行方便的收集、压缩和评估，实现对全公司的库存信息收集和全面监控，利于决策的制定。在ERP系统中，所有物料移动及相关的数据都已文档的形式记录在数据库中，在此基础上系统提供了详尽多样的库存分析报表，如库存数量金额管理报表、自动数据输入和文档记录、库存分析报表等。
然后是采购计划的制定，ERP系统提供物料需求计划功能，它与生产计划、销售需求紧密衔接。系统在制定采购计划的过程之中自动平衡库存（采购计划受到预计消耗量、预计到货量、安全库存、当前可用库存、物料采购周期等数据的影响），保证公司的库存始终在控制之中。这种模式将彻底地将计划人员从繁杂的物料清单（BOM）展开和计划采购中解脱出来，而且准确度大大提高。ERP系统中，可以通过对采购申请进行货源分配处理，最终达到采购计划的执行和跟踪。
最后是采购流程管理，在ERP系统中提供完善的采购流程管理功能：从采购请求开始，然后经过货源确定与供应商选择，生成采购订单，之后对采购订单进行跟踪，收货，发票校验形成对供应商的应付账款，最后进行付款结算。所有这些流程业务，可以在系统中得到反映和控制，并通过采购订单历史予以表现，提供查询和分析。
