2 月 1 日起，〈ERP 系统电子文件归档规范〉为企业数据管理 “立规矩”
在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业运营与管理的信息化转型进程不断加速，ERP 系统作为企业核心的资源管理工具，每天都在产生海量的电子文件。为了让这些珍贵的数据资产得以妥善保存、高效利用，并实现与档案系统的无缝对接，行业翘首以盼的《ERP 系统电子文件归档和电子档案管理规范》（DA/T 104 - 2024）即将于 2025 年 2 月 1 日正式踏上施行之路。
这一规范的诞生，凝聚了众多专家学者、行业精英以及相关部门的心血与智慧。它深入调研了不同规模、不同行业企业的实际需求，无论是大型跨国集团，还是蓬勃发展的中小企业；无论是制造业、金融业、服务业等传统行业，还是新兴的科技创业公司，都能在其中找到贴合自身业务特点的指引。
从适用的企业类型上看，规范充分考虑到各类企业在组织架构、业务流程、信息化程度等方面的差异，力求做到普适性与针对性的完美结合。无论是复杂多元的集团化企业，还是专注于单一领域的小型公司，都有了明确的电子文件归档方向。
业务类别方面，规范涵盖了销售、采购、生产、财务、人力资源等 ERP 系统涉及的各个关键业务环节。以采购业务为例，从供应商询价、采购订单生成、货物验收单，到付款凭证等一系列电子文件，都明确了详细的归档范围和精准的管理要求，确保每一个业务节点的数据都能完整留存，随时可供追溯查询。
归档范围的界定更是细致入微，不仅包括常规的合同、报表、凭证等结构化数据，还对邮件、即时通讯记录、系统日志等非结构化数据的归档给出了科学建议，让企业全方位的数据资产都能纳入规范化管理轨道。
而在管理要求上，规范对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性提出了严格标准。从文件的生成、传输、存储到利用，每一个环节都有严谨的把控措施，防止数据篡改、丢失或泄露，为企业的数据安全保驾护航。
尤为值得一提的是，规范精心搭建的标准框架，犹如一座桥梁，顺畅地连接起 ERP 系统与档案系统。企业以往面临的电子文件归档难、档案系统对接乱的困境将得到有效化解，实现数据在不同系统间的有序流动、高效共享，大幅提升企业整体运营效率。
随着 2 月 1 日的临近，企业界、档案管理行业乃至整个信息化领域都满怀期待。这一规范的施行，必将成为推动企业数字化转型的关键助力，引领我们迈入一个更加规范、高效、智能的数字化档案管理新时代，为企业的持续发展筑牢坚实的数据根基。让我们共同见证这一具有里程碑意义的时刻，携手拥抱数字化档案管理的全新未来。
