С 1 февраля, Инструкции по архивированию электронных файлов ERP - систем « устанавливают правила» для управления корпоративными данными
В то время, когда волна цифровых технологий бушует, процесс информационной трансформации операций и управления предприятием ускоряется. Система ERP, как основной инструмент управления ресурсами предприятия, ежедневно генерирует огромное количество электронных документов. Чтобы обеспечить надлежащее хранение, эффективное использование этих ценных активов данных и бесперебойную стыковку с архивными системами, долгожданная отраслевая спецификация электронного архивирования и управления электронными файлами ERP - систем (DA / T 104 - 2024) официально вступит в силу 1 февраля 2025 года.
Рождение этой нормы объединило усилия и мудрость многих экспертов и ученых, отраслевых элит и соответствующих департаментов. Он глубоко исследует реальные потребности предприятий разных размеров и отраслей, будь то крупные транснациональные группы или процветающие малые и средние предприятия; Будь то производство, финансы, услуги и другие традиционные отрасли, или новые технологические стартапы, они могут найти руководство, соответствующее их собственным бизнес - характеристикам.
С точки зрения применимого типа предприятия, нормы полностью учитывают различия между различными типами предприятий в организационной структуре, бизнес - процессах, степени информатизации и т. Д., Стремясь к идеальному сочетанию универсальности и уместности. Будь то сложное и разнообразное групповое предприятие или небольшая компания, ориентированная на одну область, имеет четкое направление электронного архивирования.
Что касается бизнес - категорий, то спецификация охватывает все ключевые бизнес - звенья, участвующие в ERP - системах, таких как продажи, закупки, производство, финансы и людские ресурсы. В качестве примера можно привести закупочную деятельность, от запроса поставщика, формирования заказа на закупку, акта приемки товара до платежного сертификата и ряда других электронных документов, которые уточняют подробный объем архивирования и точные требования к управлению, чтобы гарантировать, что данные каждого бизнес - узла могут быть полностью сохранены и доступны для ретроспективного поиска.
Определение сферы архивирования является более подробным и включает в себя не только структурированные данные, такие как обычные контракты, отчеты и ваучеры, но также дает научные рекомендации по архивированию неструктурированных данных, таких как почта, записи мгновенных сообщений и системные журналы, чтобы весь спектр активов данных предприятия мог быть включен в стандартизированную орбиту управления.
Что касается требований к управлению, то нормы устанавливают строгие стандарты подлинности, целостности, доступности и безопасности электронных документов. От генерации, передачи, хранения до использования файлов, каждое звено имеет строгие меры контроля для предотвращения фальсификации, потери или утечки данных, сопровождения безопасности данных предприятия.
Особого упоминания заслуживает стандартизированная и тщательно построенная стандартная структура, подобная мосту, который плавно соединяет ERP - системы с файловыми системами. Предприятия в прошлом сталкивались с трудностями архивирования электронных документов, трудности стыковки файловых систем будут эффективно решены, для достижения упорядоченного потока данных между различными системами, эффективного обмена, что значительно повысит общую операционную эффективность предприятия.
С приближением 1 февраля бизнес - сообщество, индустрия управления файлами и даже вся информационная область полны ожиданий. Внедрение этой нормы, несомненно, станет ключевым подспорьем в продвижении цифровой трансформации предприятий, приведет нас в новую эру более стандартизированного, эффективного и интеллектуального управления цифровыми файлами, создаст прочную базу данных для устойчивого развития предприятий. Давайте вместе станем свидетелями этого знаменательного момента и объединимся, чтобы принять новое будущее для управления цифровыми файлами.
