2월 1일부터, 〈ERP 시스템 전자 파일 아카이빙 사양 〉 엔터프라이즈 데이터 관리를 위한 "규칙"
디지털화의 물결이 용솟음치는 현재, 기업 운영과 관리의 정보화 전환 과정은 끊임없이 가속화되고 있으며, ERP 시스템은 기업의 핵심적인 자원 관리 도구로서 매일 대량의 전자 문서를 생성하고 있다.이러한 소중한 데이터 자산을 적절하게 보존하고 효율적으로 활용하며 아카이브 시스템과의 원활한 도킹을 실현하기 위해 업계가 손꼽아 기다리는'ERP 시스템 전자문서 아카이빙 및 전자문서 관리 규범'(DA/T 104-2024)이 2025년 2월 1일 본격 시행에 들어간다.
이 규범의 탄생은 많은 전문가와 학자, 업계 엘리트 및 관련 부문의 심혈과 지혜를 응집시켰다.이는 대형다국적그룹이든 줄기차게 발전하는 중소기업이든 부동한 규모, 부동한 업종기업의 실제수요를 깊이있게 조사연구하였다.제조업, 금융업, 서비스업 등 전통업종이든 신흥과학기술창업회사든 모두 그속에서 자신의 업무특점에 부합되는 인도를 찾을수 있다.
적용 가능한 기업 유형에서 볼 때, 규범은 각종 기업의 조직 구조, 업무 프로세스, 정보화 정도 등 방면의 차이를 충분히 고려하여 보편성과 목적성의 완벽한 결합을 위해 노력한다.복잡하고 다원화된 그룹화 기업이나 단일 분야에 집중하는 소규모 회사나 모두 명확한 전자 파일 아카이빙 방향을 가지고 있다.
비즈니스 카테고리의 경우, 규범은 판매, 구매, 생산, 재무, 인적 자원 등 ERP 시스템과 관련된 각 핵심 비즈니스 단계를 포함합니다.구매업무를 례로 들면 공급업체의 가격조회, 구매주문생성, 화물검수증서, 지불증빙에 이르기까지 일련의 전자문건은 모두 상세한 보관범위와 정확한 관리요구를 명확히 하여 매개 업무노드의 데이터가 모두 완전하게 보존되고 수시로 소급조회할수 있도록 확보하였다.
아카이브 범위의 정의는 더욱 세밀하여 일반적인 계약, 보고서, 증빙서류 등 구조화 데이터를 포함할 뿐만 아니라 메일, 인스턴트 메신저 기록, 시스템 로그 등 비구조화 데이터의 아카이브에 대해 과학적인 건의를 하여 기업의 전방위적인 데이터 자산이 모두 규범화 관리 궤도에 포함될 수 있도록 하였다.
관리 요구 사항에 있어서 사양은 전자 파일의 신뢰성, 무결성, 가용성 및 보안에 대한 엄격한 기준을 제시합니다.파일의 생성, 전송, 저장에서 이용에 이르기까지 모든 단계에서 엄격한 통제 조치가 있어 데이터의 변조, 분실 또는 유출을 방지하고 기업의 데이터 안전을 보호한다.
특히 규범적이고 세심하게 구축된 표준틀은 마치 하나의 교량처럼 ERP시스템과 보관서류시스템을 원활하게 련결시킨다.기업이 이전에 직면했던 전자 문서 아카이브의 어려움, 문서 시스템 도킹의 난국은 효과적으로 해소되어 서로 다른 시스템 간의 데이터의 질서 있는 흐름, 고효율 공유를 실현하여 기업 전체의 운영 효율을 대폭 향상시킬 것이다.
2월 1일이 다가옴에 따라 기업계, 서류관리업종, 나아가서는 전반 정보화분야가 모두 기대에 차있다.이 규범의 시행은 반드시 기업의 디지털 전환을 추진하는 관건적인 조력이 될 것이며, 우리를 더욱 규범적이고 효율적이며 지능적인 디지털 문서 관리의 새로운 시대로 인도하여 기업의 지속적인 발전을 위해 튼튼한 데이터 기초를 쌓을 것이다.이 기념비적인 순간을 함께 목격하고 디지털화보관서류관리의 새로운 미래를 손잡고 포옹합시다.
