2月1日より、〈ERPシステム電子ファイルファイリング規範＞企業データ管理のための「規則を立てる」
デジタル化の波が沸き返る現在、企業運営と管理の情報化モデルチェンジのプロセスは絶えず加速しており、ERPシステムは企業の核心的な資源管理ツールとして、毎日大量の電子文書を生成している。これらの貴重なデータ資産を適切に保存し、効率的に利用し、アーカイブシステムとのシームレスな接続を実現するために、業界が待ち望んでいた「ERPシステム電子ファイルアーカイブと電子ファイル管理規範」（DA/T 104-2024）が2025年2月1日に正式に実施の道を踏む。
この規範の誕生には、多くの専門家や学者、業界のエリート、関連部門の心血と知恵が凝縮されている。それは異なる規模、異なる業界企業の実際の需要を深く調査研究し、大規模な多国籍グループであれ、盛んに発展している中小企業であれ、製造業、金融業、サービス業などの伝統的な業界であれ、新興の科学技術創業会社であれ、その中で自分の業務の特徴に合った導きを見つけることができる。
適用される企業のタイプから見ると、規範は各種類の企業の組織構造、業務プロセス、情報化程度などの面での差異を十分に考慮し、普遍性と的確性の完璧な結合を図る。複雑で多様なグループ化された企業であれ、単一の分野に集中している小規模企業であれ、明確な電子ファイルアーカイブの方向性があります。
業務類別において、規範は販売、購買、生産、財務、人的資源などのERPシステムに関わる各重要な業務環節をカバーしている。購買業務を例に、仕入先の引き合い、購買注文の生成、貨物検収書、支払証憑などの一連の電子文書まで、詳細なアーカイブ範囲と正確な管理要求を明確にし、各業務ノードのデータが完全に保存され、いつでも遡及検索できるようにする。
アーカイブ範囲の定義はさらに細かく、通常の契約、レポート、証憑などの構造化データだけでなく、メール、インスタント通信記録、システムログなどの非構造化データのアーカイブに対して科学的な提案を行い、企業の全方位のデータ資産を規範化管理の軌道に乗せることができるようにした。
一方、管理要求の上で、規範は電子文書の真実性、完全性、可用性と安全性に対して厳格な基準を提出した。ファイルの生成、転送、保存から利用まで、すべての段階には厳格な制御措置があり、データの改ざん、紛失、漏洩を防止し、企業のデータセキュリティを守る。
特に特筆すべきは、ERPシステムとアーカイブシステムをスムーズに接続するための橋渡しのように、丁寧に構築された標準フレームワークを規範化することです。企業がこれまで直面してきた電子ファイルのファイリングが難しく、ファイルシステムの連携が乱れているという苦境は効果的に解消され、異なるシステム間でのデータの秩序ある流れ、効率的な共有を実現し、企業全体の運営効率を大幅に向上させる。
2月1日が近づくにつれて、企業界、ファイル管理業界、さらには情報化分野全体に期待が高まっている。この規範の施行は、企業のデジタル化の転換を推進する重要な助力となり、私たちをより規範的で効率的でインテリジェントなデジタルアーカイブ管理の新時代に導き、企業の持続的な発展のために堅固なデータの基礎を築くに違いない。マイルストーンの意味を持つこの瞬間を共に目撃し、デジタルアーカイブ管理の新たな未来を手を取り合いましょう。
